SYARAT DAN TATA TERTIB PEMINJAMAN ARSIP BERKAS PERKARA OLEH PIHAK EKSTERNAL
PADA PENGADILAN NEGERI TAPAKTUAN
Prosedur Peminjaman Arsip Berkas Perkara di Kepaniteraan Hukum Pengadilan Negeri Tapaktuan
- Permohonan Peminjaman
Peminjam arsip berkas perkara wajib mengajukan permohonan atau melapor kepada Panitera Muda Hukum melalui arsiparis atau tenaga honorer yang diperbantukan di ruang arsip Kepaniteraan Hukum.
- Pengisian Formulir
Peminjam wajib mengisi formulir peminjaman arsip berkas perkara yang telah disediakan di ruang arsip.
Formulir tersebut harus mencantumkan:- Identitas peminjam secara lengkap (nama, alamat,dan Nomor Induk Kependudukan/NIK).
- Nomor arsip berkas perkara yang akan dipinjam.
- Tanggal peminjaman.
- Tujuan peminjaman.
"Untuk setiap permohonan, hanya diperkenankan meminjam 1 (satu) berkas perkara. Formulir tersebut harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Panitera dan diketahui oleh Ketua Pengadilan".
- Pencatatan dan Pencarian Arsip
Setelah formulir diisi, peminjam juga wajib mengisi buku register peminjaman arsip berkas perkara. Selanjutnya, arsiparis atau tenaga honorer akan mencari berkas perkara yang dimaksud dan melakukan pengecekan kondisi fisik berkas tersebut.
- Ketersediaan Arsip
Apabila arsip berkas perkara tidak tersedia karena sedang dipinjam oleh pejabat atau pegawai lain, maka proses peminjaman ditangguhkan hingga arsip tersebut dikembalikan ke ruang arsip.
- Persetujuan Penyerahan Arsip
Jika arsip tersedia, arsiparis atau tenaga honorer akan melaporkan dan meminta persetujuan tertulis dari Panitera Muda Hukum sebelum menyerahkan arsip berkas perkara kepada peminjam.
- Pembacaan Arsip (Inzage)
Arsip berkas perkara hanya boleh dibaca atau dilihat oleh peminjam di tempat yang telah disediakan (tempat inzage). Dilarang membawa arsip keluar dari ruang yang telah ditentukan.
- Pengembalian Arsip
Pada saat pengembalian arsip, arsiparis atau tenaga honorer wajib memeriksa kondisi dan kelengkapan arsip berkas perkara.
- Kerusakan atau Kekurangan Arsip
Apabila ditemukan kerusakan atau kekurangan pada arsip berkas perkara, maka peminjam wajib bertanggung jawab untuk memulihkan keadaan arsip seperti semula.
- Pengembalian ke Tempat Semula
Setelah arsip dinyatakan dalam kondisi baik dan lengkap, arsiparis atau tenaga honorer mengembalikan arsip tersebut ke tempat penyimpanan yang telah ditentukan.